La Corte Constitucional en Sentencia T-0256/07 (T-1492821) de abril 12 de 2007, señaló que “..es parte esencial de todo proceso o actuación administrativa la existencia de un expediente con base en el cual se pueda determinar lo necesario para proferir una decisión de fondo y cuando por circunstancias múltiples el expediente o parte del mismo llegue a extraviarse o a destruirse, la legislación ha establecido el proceso de reconstrucción de expediente de manera ágil, pues de no ser así puede llegar a vulnerarse el debido proceso”, de conformidad con lo establecido por el Código de Procedimiento Civil (artículo 133).
La sentencia se refiere a un derecho de petición formulado por un ciudadano a la Alcaldía del Municipio de Beltrán (Cundinamarca), y el cual fue negado por la administración municipal alegando que las instalaciones donde reposaban los archivos fueron destruidas en varias tomas subversivas, lo que ocasionó la pérdida de los archivos de años anteriores. El fallo ordenó a la Alcaldía, conforme con la Ley, reconstruir el expediente donde reposaba la información del ciudadano.
El Archivo General de la Nación consideró importante la divulgación de esta sentencia, por cuanto recientemente se han presentado hechos en el país cuyo resultado ha sido la pérdida de una parte importante de archivos públicos y de archivos de entidades privadas que cumplen funciones públicas, sin que los respectivas entidades hayan adelantado acciones tanto para prevenir la ocurrencia de situaciones adversas a la conservación del patrimonio documental del país, el cual es un bien público que debe estar al servicio de toda la sociedad, como para la ágil reconstrucción de los expedientes.
La Dirección del Archivo General de la Nación -AGN- recuerda a todos los sujetos obligados de la Ley 594 de 2000, que es obligatorio elaborar planes de aseguramiento documental, que permitan identificar y anticiparse a los riesgos a los que pueden estar expuestos los archivos, en concordancia con las normas del AGN y el MECI. De igual forma, y de acuerdo con la jurisprudencia que sobre la materia han expedido las Altas Cortes, y principalmente la Corte Constitucional, que la reconstrucción de los archivos que han sido objeto de destrucción es una obligación impostergable de la administración pública. El AGN ofrecerá la asistencia técnica necesaria a las entidades que, como consecuencia de eventos no controlados (catástrofes naturales, acciones terroristas, asonadas, actos vandálicos, casos fortuitos, etc.), hayan afectado a los archivos públicos, incluyendo los de entidades privadas que cumplen funciones públicas.
Otras sentencias relacionadas:
Corte Constitucional. Sentencia T-948 de 2003. “es posible proteger el debido proceso a través de tutela mediante la orden de ágil reconstrucción del expediente del asunto en discusión”·
Corte Constitucional. Sentencia T-048 de 2007. “porque pese a que existe prueba de las tomas guerrilleras en la Cárcel de Bolívar (Cauca) durante el año 2001, y que como consecuencia de ellas fueron destruidos los archivos y expedientes de la oficina jurídica13, las autoridades carcelarias tenían el deber de reconstruir esos expedientes dado que en ellos reposaba información importante y detallada sobre la situación de cada uno de los internos del establecimiento carcelario”. (...) “las autoridades debieron reconstruir los expedientes que resultaron afectados por esta situación. No hacerlo, constituye una grave violación a los derechos de los reclusos por cuanto la información que en ellos se consignaba era de tipo personal de los internos, así como el control de trabajo y estudio como parte de los beneficios del tratamiento penitenciario. De modo que, por el hecho de haber sido destruidos los expedientes no se puede predicar que ni los estudios y trabajos realizados por los internos de esa cárcel con ocasión de obtener los beneficios administrativos, nunca fueron llevados a cabo, ni se exime a la autoridad carcelaria de la responsabilidad de certificar esa información”.
La sentencia se refiere a un derecho de petición formulado por un ciudadano a la Alcaldía del Municipio de Beltrán (Cundinamarca), y el cual fue negado por la administración municipal alegando que las instalaciones donde reposaban los archivos fueron destruidas en varias tomas subversivas, lo que ocasionó la pérdida de los archivos de años anteriores. El fallo ordenó a la Alcaldía, conforme con la Ley, reconstruir el expediente donde reposaba la información del ciudadano.
El Archivo General de la Nación consideró importante la divulgación de esta sentencia, por cuanto recientemente se han presentado hechos en el país cuyo resultado ha sido la pérdida de una parte importante de archivos públicos y de archivos de entidades privadas que cumplen funciones públicas, sin que los respectivas entidades hayan adelantado acciones tanto para prevenir la ocurrencia de situaciones adversas a la conservación del patrimonio documental del país, el cual es un bien público que debe estar al servicio de toda la sociedad, como para la ágil reconstrucción de los expedientes.
La Dirección del Archivo General de la Nación -AGN- recuerda a todos los sujetos obligados de la Ley 594 de 2000, que es obligatorio elaborar planes de aseguramiento documental, que permitan identificar y anticiparse a los riesgos a los que pueden estar expuestos los archivos, en concordancia con las normas del AGN y el MECI. De igual forma, y de acuerdo con la jurisprudencia que sobre la materia han expedido las Altas Cortes, y principalmente la Corte Constitucional, que la reconstrucción de los archivos que han sido objeto de destrucción es una obligación impostergable de la administración pública. El AGN ofrecerá la asistencia técnica necesaria a las entidades que, como consecuencia de eventos no controlados (catástrofes naturales, acciones terroristas, asonadas, actos vandálicos, casos fortuitos, etc.), hayan afectado a los archivos públicos, incluyendo los de entidades privadas que cumplen funciones públicas.
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